In den vergangenen Jahren haben sich viele Unternehmen für eine Digitalisierung ihrer Governance-Prozesse (oder zumindest Teile davon) entschieden. Oft wurden für die jeweilige fachliche Anforderung eigene spezialisierte Anwendungen eingeführt, zB Hinweisgebersysteme, Risikomanagement, Richtlinienmanagement, Maßnahmenverfolgung oder Business-Partner-Prüfungen. Diese Entwicklung ist rückblickend nachvollziehbar und war über viele Jahre sinnvoll. Jede einzelne Lösung erfüllte ihren Zweck und trug dazu bei, regulatorische Anforderungen effizient umzusetzen.
Mit zunehmendem Reifegrad der Organisationen verändert sich jedoch auch der Blick auf diese Systemlandschaft (bzw. sollte sich verändern).
Wo Anwendungen aufeinandertreffen
Konkret geht es nun um die Frage, wie gut diese Anwendungen durch die gesteigerte Komplexität zusammenarbeiten. Ein Hinweis endet zB nicht im Hinweisgebersystem. Er kann Auswirkungen auf das Risikomanagement haben, interne Untersuchungen auslösen, neue Maßnahmen erforderlich machen oder Anpassungen bestehender Richtlinien notwendig werden lassen. Ebenso können Erkenntnisse aus Audits oder Risikoanalysen Hinweise in einem völlig neuen Licht erscheinen lassen. Man sieht, gute Governance entsteht nicht innerhalb einzelner Prozesse, sondern dort, wo Informationen über Prozessgrenzen hinweg miteinander verbunden werden.
Gerade an diesen Übergängen zeigen sich aber auch die Grenzen klassischer Systemlandschaften („Tool-Wildwuchs“). Informationen werden mehrfach erfasst, (wenn überhaupt) zwischen Anwendungen übertragen oder (im schlimmsten Fall) außerhalb der eigentlichen Systeme manuell zusammengeführt. Natürlich funktioniert dabei jeder einzelne Prozess für sich betrachtet zuverlässig, jedoch entsteht ein verlässliches Gesamtbild häufig erst durch zusätzlichen administrativen Aufwand.
Integration statt Anzahl
„Never change a winning system“?! Diese Fragmentierung der Tools war tatsächlich lange Zeit beherrschbar. Mit der Vielzahl an Herausforderungen und (auch) der zunehmenden Integration künstlicher Intelligenz verändert sich die Ausgangslage jedoch grundlegend.
Der eigentliche Mehrwert intelligenter Systeme liegt nämlich nicht (mehr) in der Automatisierung einzelner Arbeitsschritte. Er entsteht dort, wo Zusammenhänge erkannt, aufbereitet und einfach evaluiert werden können. Künstliche Intelligenz hilft dabei, Muster zu identifizieren, Risiken zu priorisieren oder Entscheidungsgrundlagen vorzubereiten; allerdings nur dann, wenn die erforderlichen Informationen auch in einem gemeinsamen Kontext zur Verfügung stehen. Bleiben die erforderlichen Daten in voneinander getrennten Anwendungen isoliert, reduziert sich die Kraft von künstlicher Intelligenz zwangsläufig auf einzelne Assistenzfunktionen. Das Fazit daraus ist: Sie unterstützt zwar den Menschen, verändert den Prozess jedoch nicht.
Für uns wird damit mehr als deutlich, dass die Zukunft moderner Governance nicht von der Anzahl digitaler Anwendungen abhängt. Entscheidend ist ihre Fähigkeit zur Integration. Diese Erkenntnis verändert auch den Blick auf bestehende Hinweisgebersysteme.
Neue Erwartungen an Hinweisgebersysteme
Viele Hinweisgebersysteme und Lösungen wurden zu einem Zeitpunkt eingeführt, als die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen im Vordergrund stand. Ein sicherer Meldekanal, eine nachvollziehbare Dokumentation und die Einhaltung regulatorischer Vorgaben bildeten dabei die wichtigsten Auswahlkriterien. Die Anforderungen haben sich jedoch verändert.
Heute erwarten Unternehmen, dass wesentliche Hinweise unmittelbar in ihre Risikoanalysen einfließen, Maßnahmen automatisiert nachverfolgt, Richtlinien im Rahmen eines Prozesses gleich aktualisiert und Erkenntnisse organisationsweit genutzt werden können. Gleichzeitig gewinnen Management-Reporting, Datenanalysen und KI-gestützte Entscheidungsunterstützung zunehmend an Bedeutung.
Damit verändert sich auch der Anspruch an die zugrunde liegende Technologie.
Der Wechsel als Chance
Unternehmen wechseln Hinweisgebersysteme selten aufgrund technischer Mängel. Ein Wechsel geschieht viel häufiger, weil die bestehende Lösung nicht mehr zu den strategischen Anforderungen der Organisation passt.
Hinzu kommt eine Entwicklung, die den Markt derzeit zusätzlich verändert. Technologische Innovationszyklen werden kürzer, künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten und einzelne Anbieter verändern ihre Produktstrategien, führen Lösungen zusammen oder stellen Produktlinien ein. Für viele Unternehmen entsteht dadurch erstmals seit Einführung ihres Hinweisgebersystems die Notwendigkeit, die bestehende Systemlandschaft grundsätzlich zu hinterfragen und nach Alternativen für ihr Hinweisgebersystem (und ihre Compliance-Software // GRC-Software) zu suchen.
Gerade hierin liegt eine Chance.
Ein Systemwechsel sollte nicht ausschließlich als (rein) technisches Migrationsprojekt verstanden werden. Er eröffnet vielmehr die Möglichkeit, bestehende Prozesse (unter Berücksichtigung des aktuellen Reifegrads) zu überprüfen und Governance neu zu gestalten.
Dabei ist auch die Frage nach dem (richtigen) Partner hinter der Technologie entscheidend. Unternehmen benötigen nicht nur einen Softwareanbieter, sondern einen Partner, der die Entwicklungen versteht, technologische Innovationen frühzeitig aufgreift und über praktische Erfahrung in der Gestaltung wirksamer Compliance-Prozesse verfügt.
Vielleicht liegt genau hierin auch der wichtigste Maßstab für die Auswahl eines neuen Hinweisgebersystems oder bei der Erweiterung auf weitere notwendige Prozesse.
