Über viele Jahre wurde Compliance digitalisiert, indem bestehende Arbeitsabläufe Schritt für Schritt in Software übertragen wurden. Papierformulare verschwanden, Excel-Listen wurden durch Datenbanken ersetzt und E-Mails durch digitale Workflows ergänzt. Die Digitalisierung machte Prozesse schneller, effizienter und transparenter. Gleichzeitig entstand jedoch ein Missverständnis, das bis heute viele Organisationen prägt.
Was Compliance by Design bedeutet
Viele Unternehmen haben in den vergangenen Jahren ein Hinweisgebersystem eingeführt, weil der Gesetzgeber dies verlangt hat. Die Auswahl der Software orientierte sich häufig an einer überschaubaren Liste fachlicher Anforderungen: anonyme Kommunikation, Fristenmanagement, Dokumentation, Mehrsprachigkeit oder Datenschutz. All diese Kriterien sind wichtig, jedoch beantworten sie nur eine einzige Frage: Kann das System den Prozess abbilden? Die für uns entscheidendere Frage bleibt dabei häufig unbeantwortet: Macht das System den Prozess besser? Sofern es überhaupt schon einen Prozess gibt.
Genau an dieser Stelle beginnt Compliance by Design. Dabei übernimmt die Technologie Routineaufgaben, schafft Orientierung und reduziert bewusst auch Komplexität. Dadurch entsteht Raum für jene Aufgaben, die am Ende auch menschliches Urteilsvermögen erfordern.
Compliance by Design im Prozess
Nach diesem Verständnis wird z. B. ein Hinweisgebersystem vom Werkzeug zum aktiven Bestandteil des Compliance-Management-Systems. Seine Aufgabe besteht dann nicht mehr ausschließlich darin, Meldungen entgegenzunehmen und zu dokumentieren. Es begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Hinweises – von der ersten Information über die strukturierte Bearbeitung bis hin zur Ableitung konkreter Verbesserungsmaßnahmen.
Dasselbe gilt für Freigabeprozesse für Geschenke und Einladungen. Werden die wesentlichen Risiken bereits im Prozess verankert und im Rahmen der Prüfschritte adressiert, ist man dem Ziel der Wirksamkeit von Compliance schon viel näher.
Was sich für Compliance-Verantwortliche ändert
Je weniger Zeit für administrative Tätigkeiten aufgewendet werden muss, desto mehr Aufmerksamkeit kann für die Arbeit mit Menschen und strategische Fragestellungen aufgewendet werden:
- Welche Risiken ergeben sich aus Abweichungen?
- Welche Bereiche des Unternehmens sind betroffen?
- Welche Maßnahmen sind geeignet?
- Welche strukturellen Erkenntnisse lassen sich aus vergleichbaren Fällen ableiten?
Compliance by Design verfolgt aus unserer Sicht keinen technischen, sondern einen organisatorischen Ansatz. Technologie übernimmt dort Verantwortung, wo Prozesse standardisierbar sind. Menschen übernehmen Verantwortung dort, wo Erfahrung, Urteilsvermögen und Integrität gefragt sind.
Im Whitepaper lesen Sie außerdem, welche Rolle künstliche Intelligenz in diesem Ansatz spielt, und prüfen Ihre eigene Organisation mit einem Selbst-Check aus acht Fragen.
