Compliance-Bootcamp: Community Talk - 3 Fragen im Fokus

Herzlich willkommen zu einem neuen Compliance-Bootcamp von Code of C, dem True Compliance Podcast von .LOUPE. Hier sprechen wir über Compliance aus der Praxis für die Praxis. Mein Name ist Martin Reichetseder, ich bin Compliance Officer, ich bin Mitgründer von .LOUPE und für die nächsten Minuten Ihr Gastgeber. Bevor wir in das heutige Thema einsteigen, darf ich mich nochmal sehr herzlich für das tolle Feedback und für die wunderbaren Rückmeldungen zur Kooperation zwischen .LOUPE mit Code of C und DICO bedanken. Es freut mich wirklich sehr, dass diese Zusammenarbeit, die mir persönlich sehr viel bedeutet, auch von der Community, also von den Zuhörerinnen und von den Zuhörern, so positiv aufgenommen wird.

Ich darf an dieser Stelle schon versprechen und ankündigen, dass wir im Hintergrund ganz aktiv und ganz … intensiv an den nächsten gemeinsamen Folgen arbeiten. Es wird so sein, dass nicht jede Bootcamp-Folge – so auch diese nicht –, nicht jede Bootcamp-Folge wird von DICO sein oder powered by DICO sein, aber es wird in den kommenden Bootcamp-Folgen immer wieder Episoden geben, die wir gemeinsam mit DICO produzieren und gestalten. So, ich habe es kurz angeteasert: Die heutige Folge ist keine powered by DICO. Es ist wieder eine kurze … Solo-Folge. Und heute fokussieren wir uns auf ein paar Fragen, die mir immer per Mail oder auch auf LinkedIn – weil auf LinkedIn bin ich an der einen oder anderen Stelle durchaus ein bisschen aktiv – geschickt werden.

Fragen, die mir gestellt werden. Fragen aus der Community, Fragen von den Zuhörerinnen und Zuhörern, Fragen von Praktikerinnen und Praktikern zum Thema Compliance und zu meiner Meinung, zu meiner Ansicht zu gewissen Themen. Wir werden diese Fragen heute … ich habe jetzt einmal drei Fragen mitgenommen, wir werden versuchen, diese Fragen heute ein bisschen zu beantworten. Bitte nicht vergessen, das ist meine Wahrheit. Es ist jetzt nicht die Wahrheit, sondern es ist mein Blick aus meiner eigenen Praxis. Und bevor wir also in das heutige Bootcamp-Motto „Community Talk – drei Fragen im Fokus“

einsteigen, gibt es immer noch unser wiederkehrendes Element bei den Code-of-C-Bootcamp-Folgen, und das ist unsere Code-of-C-Empfehlungsrunde. In den Bootcamp-Folgen gibt es ja statt dem Check-in immer eine persönliche Empfehlung von mir, und meine heutige Empfehlung, die gilt dem „Praxishandbuch Compliance Compact“, dem Musterhandbuch von Andrea Pilecky und Roman Sartor. Das „Praxishandbuch Compliance Compact“ ist im Linde Verlag erschienen. Das Buch, das überzeugt jetzt mich als Praktiker aufgrund der Verbindung von Theorie und Praxis und ist an der einen oder anderen Stelle tatsächlich eine Inspiration für meine eigene Arbeit und manchmal auch der richtige Anstupser, wenn es gerade nicht so läuft, beziehungsweise wenn man gerade nicht weiterweiß.

Andrea und Roman, die stellen in diesem Buch das Wort … Geschickte Längen, würde ich jetzt einmal behaupten, stellen in ihrem Buch aber 35 konkrete Muster zur Verfügung. Also da ist ganz viel Wissen, da ist ganz viel Know-how auch für die Praxis drinnen. Also vielen Dank dafür. Das Buch, das kostet 58 Euro und ist zum Beispiel über den Linde Verlag direkt online bestellbar. Man muss das Rad nicht immer neu erfinden, und daher ist das Buch auch für mich tatsächlich ein wichtiger Begleiter für meinen Alltag geworden. So, nach der Empfehlungsrunde widmen wir uns also den drei Fragen aus der Community, und bitte, vielen herzlichen Dank noch einmal für die zahlreichen Fragen, für die zahlreichen Kommentare, für die zahlreichen E-Mails, die wir auch bekommen.

Bitte nicht müde werden, mir diese Fragen auch in Zukunft zu schicken. Ich freue mich über Feedback, bitte gerne auch über LinkedIn, über meinen eigenen Kanal, bitte gerne auch über den Kanal von Code of C, gerne auch über den Kanal von .LOUPE. Oder direkt an podcast@loupe.at. So, dann widmen wir uns also der ersten von drei Fragen. Und die erste Frage, die … mir immer wieder gestellt wird, sei es jetzt per E-Mail, sei es jetzt via LinkedIn, aber auch in den Gesprächen, die ich mit den Kolleginnen und Kollegen bei diversen Veranstaltungen auch habe, ist: Wie schafft man es, Compliance nicht als Verhinderer, sondern als Enabler in der Organisation zu positionieren?

Das ist eine Frage des Mindsets und insbesondere eine Frage, wie man seine eigene Rolle auch definiert. Die Definition und das Verständnis der eigenen Rolle machen nämlich in diesem Zusammenhang tatsächlich den Unterschied. Versteht man sich als Businesspartner, oder versteht man sich als reine Kontrollinstanz? Meiner Meinung nach … liegt die Legitimation für eine erfolgreiche Compliance-Organisation nämlich tatsächlich im Business. Wir sind als Compliance-Organisation, als Compliance Officer sind wir dem sicheren, dem ehrlichen und dem rechtsrichtigen wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens verpflichtet. Wenn man diesen Grundsatz verfolgt und sich selbst als Teil des Business versteht und Compliance mit Freiräumen übersetzt und Compliance nicht als Korsett versteht, dann werden die Menschen dem Thema Compliance auch folgen.

Und wenn wir das schaffen, dann schaffen wir aus Freiräumen auch gleichzeitig Entscheidungsräume. Der größte Fehler ist nämlich oft die Überregulierung. Zu viele Regeln … zu viele Richtlinien ersticken nämlich die Eigenverantwortung. Also aus dem Grund ist es besser, klare Leitplanken zu schaffen und den Menschen im Unternehmen auch zuzutrauen, innerhalb dieser Freiräume richtige Entscheidungen zu treffen. Also wie schafft man es in der Compliance, sich nicht als Verhinderer, sondern als Enabler in der Organisation zu positionieren? Es ist eine Frage des Mindsets, es ist eine Frage und eine Definition der Rolle, es ist Freiraum statt Korsett, es ist Entscheidungsraum statt Überregulierung. Die zweite Frage:

Wie verändert Technologie die Compliance-Arbeit, und wo setzt .LOUPE hier an? Also Technologie ist in der Compliance längst keine Kür mehr. Also es ist jetzt nichts Besonderes mehr, sondern Technologie in der Compliance-Arbeit ist längst die Voraussetzung für den Betrieb, oder sagen wir sogar für die Implementierung und den Betrieb eines erfolgreichen Compliance-Management-Systems. Ohne digitale … ohne Hinweisgebersysteme, ohne digitale Unterstützung von Risk Assessments, ohne digitale oder automatisierte Freigabeprozesse oder generell auch sonstige digitalisierte Maßnahmen könnten wir diese Komplexität der Themenvielfalt und auch die Vielfalt der Menschen und auch der Länder, der Organisationsstrukturen im Unternehmen – wir könnten diese Komplexität schlichtweg nicht mehr,

nicht mehr managen. Compliance erfordert immer – ja, und jetzt weg von der Kür und hin zu den Voraussetzungen –, Compliance erfordert nämlich immer, mit der Zeit zu gehen. Compliance bedeutet, mit Anforderungen zu wachsen, weil Compliance ist eines nicht, und das ist Stillstand. Und wenn wir von Technologie im Zusammenhang mit Compliance sprechen, dann muss ich an dieser Stelle sagen: Compliance muss immer mit den Anforderungen der Praxis mitwachsen. Stillstand ist kein Konzept für Compliance. Und wer mich kennt, weiß ja, ich bin ja nicht nur Compliance Officer eines international tätigen Industrieunternehmens, sondern ich bin ja auch Mitgründer von .LOUPE. Wenn die Frage sich auch auf .LOUPE und auf die Idee .LOUPE bezieht, dann kann ich an dieser Stelle sagen: Wir gehen bei .LOUPE noch tatsächlich einen kleinen Schritt weiter.

Wir verbinden nämlich die klassischen Elemente eines Compliance-Management-Systems, also genau die Elemente, die wir in diesem Podcast jetzt auch … bereisen, in einer, ich würde jetzt sagen, 360-Grad-Plattform, die modular, die anschlussfähig und die vor allem auch praxiserprobt ist. Es ist in Wahrheit eine Idee, ein System, in dem Beratung und Legal Tech zusammenkommen, nämlich aus der Praxis für die Praxis. Und .LOUPE – und das ist völlig irrelevant, ob es jetzt .LOUPE ist oder ob es eine andere Technologie ist. Also Technologie … ist immer oder ist im besten Fall die Brücke zur Organisation, und .LOUPE bietet als digitaler Schreibtisch der Compliance-Organisation grundsätzlich einmal alles Notwendige, um die Elemente des CMS auch zielgerichtet erfüllen zu können.

Also zweite Frage: Wie hilft Technologie für die Compliance, und was ist die Idee .LOUPE? Dann fasse ich die Antwort noch einmal ganz kurz zusammen. Compliance-Arbeit ohne Technologie geht nicht. Compliance und Stillstand verträgt sich nicht. .LOUPE ist eine 360-Grad-Plattform, die modular, anschlussfähig und praxiserprobt ist, in der alle Elemente des CMS einfach, sicher und compliant erledigt werden können. Also Frage 3: Was rätst du Kolleginnen und Kollegen, die gerade neu in einer Compliance-Rolle starten? Das ist eine Frage, die hat uns die Nadia in einer der letzten Interviewfolgen ja schon beantwortet. Jetzt kommt diese Frage aber immer wieder und wurde mir auch zuletzt wieder auf LinkedIn gestellt.

Darum bin ich so frei und gebe zu dieser Frage auch meinen Senf dazu. Ist es aus meiner Sicht wichtig, sich mit dem Thema Compliance vertraut zu machen, in das Thema Compliance auch fachlich einzusteigen – ich habe eben in den letzten oder in vorherigen Bootcamp-Folgen den einen oder anderen Shoutout für eine Compliance-Ausbildung ja schon getätigt. Das heißt, Compliance-Ausbildung, eine Zertifizierung nicht zwingend Pflicht, aber zumindest eine Ausbildung, um das Thema Compliance auch besser verstehen zu können, ist aus meiner Sicht unerlässlich. Das heißt, bitte an dieser Stelle nicht vergessen, auch im fachlichen Thema beziehungsweise in den Ausbildungen stattzufinden. Was ist aber grundsätzlich wichtig, oder was rate ich Kolleginnen, die in der Rolle neu starten, neben der Ausbildung zum Compliance Officer?

Ich rate … die eigene Rolle zu definieren und den eigenen Wirkungskreis so früh wie möglich zu verstehen. Ich habe es bei der Frage 1 schon gesagt: Compliance ist dem Business verpflichtet. Compliance hat die Aufgabe, das Unternehmen erfolgreich wirtschaften zu lassen und es auch zu ermöglichen, dass das Unternehmen erfolgreich wirtschaftet. Das heißt, es ist wichtig, die eigene Rolle entsprechend zu definieren und den eigenen Wirkungskreis auch zu definieren, verstehen und auch mitzugestalten. Das tut man natürlich nicht alleine. Wer mich kennt, weiß, dass man in der Compliance auch nicht alleine erfolgreich ist. Darum ist es als nächster Schritt für mich auch besonders wichtig, Netzwerke aufzubauen.

Durch Netzwerke, durch Verbündete im Unternehmen lernt man die Unternehmenspraxis kennen. Man lernt quasi das Business kennen. Also das ist das eine: Netzwerke, eigene Rolle und Wirkungskreis verstehen. Mut zur Klarheit. Es ist unerlässlich, in der Compliance eine klare Haltung zu haben, eine klare Sprache zu wählen und auch klare Entscheidungen zu treffen. Klare Haltung, klare Sprache und klare Entscheidungen schaffen Vertrauen. Und das ist schon die Brücke zum nächsten Thema. Nicht vergessen, so früh wie möglich mit der Kulturarbeit zu beginnen, und Kulturarbeit bedeutet, im Unternehmen stattzufinden und Compliance als Freiraum und nicht als Korsett zu verankern. Regeln und Prozesse sind wichtig, das sei mal dahingestellt, das brauchen wir.

Wir kennen die Trias: Vertrauen, Verantwortung übernehmen, Verantwortung übertragen und angemessenes Risikomanagement. Wir kennen diese Trias, und wir wissen, was wir hierfür brauchen: Hausverstand, Bauchgefühl und einen richtig eingenordeten moralischen Kompass. Und wenn bei der letzten Trias ein Element fehlt, dann müssen wir das schlichtweg mit Richtlinien und mit Regeln auch kompensieren. Aber erst wenn wir Werte und Kultur aktiv mitgestalten, dann wird die Compliance auch wirklich im Unternehmen wirksam. Also auch diese Frage oder diese Antwort nochmal ganz kurz zusammengefasst: Ausbildung zum Compliance Officer machen, eigene Rolle definieren und den Wirkungskreis verstehen, im Business stattfinden, Freiraum statt Korsett, und Kulturarbeit als wesentlichen Hebel verstehen.

Und zusätzlich zu dieser Zusammenfassung habe ich tatsächlich noch eine Starter-Trias. Also wir haben jetzt zweimal eine Trias gesagt, jetzt gibt es eine dritte Trias. Und die Starter-Trias ist für mich: Struktur, Kultur und Praxisnähe. Das ist im Übrigen auch die Basis für .LOUPE. Und zum Abschluss gibt es noch unser Code-of-C-Wort, also mein C-Wort für heute, also Compliance in einem Wort, das ist für mich heute: Wissenstransfer. So, vielen lieben Dank fürs Zuhören bei dieser relativ kurzen Folge vom Code-of-C-Bootcamp. Wenn Ihnen diese Folge gefallen hat, wenn Ihnen Code of C generell gefällt, dann freue ich mich natürlich über eine positive Bewertung auf der von Ihnen genutzten Podcast-Plattform.

Aktivieren Sie … gerne die Glocke auf Spotify, folgen Sie dem Podcast und mir gerne auf LinkedIn und auf Instagram. Und wenn Sie darüber hinaus Fragen zur Software von .LOUPE haben, dann einfach unter www.loupe.at – LOUPE schreibt man Ludwig, Otto, Ulrich, Paula, Emil – Kontakt mit uns aufnehmen. Unser Versprechen ist immer: aus der Praxis für die Praxis. Die Infos hierzu gibt es natürlich in den Shownotes. Bis zur nächsten Folge. Bleiben Sie bitte compliant. Bleiben Sie vor allem ein guter Mensch. Ihr Martin Reichetseder.