Compliance-Bootcamp: Hausdurchsuchung & digitales Maßnahmenmanagement

Herzlich willkommen zu unserer dritten Bootcamp-Folge bei Code of C, dem True Compliance Podcast von .LOUPE. Hier sprechen wir über Compliance aus der Praxis für die Praxis. Mein Name ist Martin Reichetseder, ich bin Compliance Officer, ich bin Mitgründer von .LOUPE und für die nächsten Minuten Ihr Gastgeber. Vielen herzlichen Dank für die vielen wunderbaren Nachrichten zu unserer letzten Interviewfolge mit Elli Köstinger. Das freut mich insbesondere, weil für Code of C gilt eines: Wir sprechen offen und ehrlich über Themen, die uns als Unternehmer und Unternehmerinnen, als Compliance Officer und vor allem als Menschen bewegen. Und meine Gäste, die haben allesamt was zum Erzählen. Die haben ihre eigenen Erfahrungen, die haben ihre eigene Wahrheit.

Und das, was Elli Köstinger über Leadership, über Unternehmenskultur und vor allem aber auch über Compliance erzählt hat, ihre Erfahrungen und ihre Einstellung dazu, das zeigt, warum sich der Blick hinter die Fassade immer oder zumindest meistens lohnt. Und wer da ganz aufmerksam zugehört hat in der letzten Interviewfolge, der hat da vermutlich mehr als einen Shoutout für Compliance herausgehört. An der Stelle noch mal, liebe Elli, herzlichen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, um mit mir über Leadership, über Werte, insbesondere über Compliance zu sprechen. So, und wir sind ja heute in einem Bootcamp. Und wenn wir in einem Bootcamp sind, dann kommen wir wieder ins Tun. Und ich habe auch viele Zuschriften zur sechsten Folge von Code of C erhalten.

Das war, wer sich erinnern kann, das war die Folge mit dem Alexander Stücklberger von Brandl Talos und mit dem David Bauer von Die Macher. Und es ging damals um das Thema Hausdurchsuchung. Und in der Zwischenzeit bin ich ganz oft gefragt worden und kontaktiert worden, wie wir, und zwar in dem Unternehmen, in dem ich als Compliance Officer tätig bin, wie wir uns diesem Thema nähern, wie wir dieses Thema angehen, wie unsere Maßnahmen dazu sind, wie unsere Checkliste dazu ist, wie aber wir auch das Thema Prävention in diesem Zusammenhang gestalten.

Und bevor wir also in unser heutiges Bootcamp-Motto, nämlich „Hausdurchsuchung – digitales Maßnahmenmanagement als Gamechanger“, einsteigen, gibt es noch unsere Code-of-C-Empfehlungsrunde. In den Bootcamp-Folgen gibt es ja statt dem Code-of-C-Check-in immer eine kleine persönliche Empfehlung von mir. Und meine heutige Empfehlung, die bezieht sich auf die Compliance Now in Deutschland und ist somit ein kleiner oder vielleicht sogar ein größerer Shoutout für den Business Circle. Der Business Circle veranstaltet mit der Compliance Now in Österreich nämlich jährlich eine der besten Compliance-Veranstaltungen in Österreich. Und das liegt nicht nur daran, dass … die Compliance Now von hochkarätigen Gästen aus der Praxis lebt und auch die Themenvielfalt gegeben ist, sondern insbesondere lebt – und das ist eigentlich der Hauptgrund für diesen Shoutout – die Compliance Now insbesondere vom Austausch und vom Netzwerken, weil viele meiner Kontakte, die ich in der Compliance habe, die habe ich bei dieser Veranstaltung kennen- und lieben gelernt.

Und es ist mir eine große Freude, dass am 12. und am 13. Mai so eine Veranstaltung stattfindet, am Bolt Campus in der Nähe von Frankfurt, das deutsche Pendant zur österreichischen Compliance Now stattfindet, nämlich die erste Compliance Now in Deutschland. Und ich bin auch vor Ort. Und was mich besonders freut, ist: Ich darf zugleich mit meinem Freund, mit dem Max Schmiechen, der ist seines Zeichens Compliance Officer von Hornbach, zum Glück auch auf einem Panel sitzen. Ich würde mich freuen, wenn wir uns in Frankfurt sehen. So, dann kommen wir zurück zur sechsten Folge, und zwar über die Herausforderungen im Rahmen einer Hausdurchsuchung. Und wer sich erinnern kann, wir haben in dieser Folge auch über die Schrittkette, über die Abfolge einer Hausdurchsuchung und insbesondere über die Maßnahmen gesprochen, die man als Unternehmen bedenken muss, wenn denn Beamtinnen und Beamte im Unternehmen auftauchen.

Da ist es so, dass, wenn wir uns das nur ganz kurz in Erinnerung rufen, die Beamten kommen ins Haus, der Frontdesk, also die Kolleginnen und Kollegen am Frontdesk, nehmen die behördliche Anordnung, also den Beschluss, in Empfang. Die scannen diesen Beschluss, die schicken diesen Beschluss oder dieses Dokument an den Rechtsanwalt, beginnen, den

Rechtsanwalt zu kontaktieren, sitzen dann da und fangen an, die Checkliste abzuarbeiten, und da sind die ersten Punkte in der Checkliste immer die Kontaktaufnahme mit den Schatten, also mit den Kolleginnen und Kollegen, die während einer Hausdurchsuchung auch mit den Beamtinnen und mit den Beamten durch das Unternehmen gehen. Das dauert natürlich seine Zeit. Dann ist der nächste Punkt in der Schrittkette der, dass die Kolleginnen und Kollegen vom Frontdesk versuchen, die Beamtinnen und die Beamten in einen eigenen Raum zu geleiten. Dürfen sie dort durchaus mit Wasser und mit Kaffee versorgen, bis dass die Rechtsanwältin, der Rechtsanwalt da ist und auch vom Unternehmen der Compliance Officer, der Leiter der Rechtsabteilung oder die Leiterin der Rechtsabteilung oder sonst wer, der halt eine Verantwortung hat in dem Zusammenhang, kommt, und dann startet die Hausdurchsuchung, und alle Schatten …

Alle Personen, die auf so einer Checkliste draufstehen, die auf diesem Dokument auch draufstehen, strömen aus mit den Beamtinnen und mit den Beamten, haben die Aufgabe, zu dokumentieren, was denn die Beamten mitnehmen. Wir sollen das am Ende der Hausdurchsuchung wieder konsolidieren, zusammenbringen. Dort gehört das dann dokumentiert, dort muss ein Protokoll geschrieben werden. Dazwischen muss man schauen, dass der Anwalt oder die Anwältin diese Hausdurchsuchung auch ein bisschen orchestrieren kann. Wenn das Ganze vorbei ist, gibt es ein Protokoll, und dann schaut man sich an, gibt es Rechtsmittel, die man einlegen muss, oder nicht. So, und dann wird das abgearbeitet. Und ich bin nach dieser Folge und auch aufgrund dieser Zuschriften, die ich bekommen habe – habe ich mir das einmal angeschaut, wie wir das in dem Unternehmen, in dem ich als Compliance Officer tätig bin und wo ich ja die Verantwortung für das Compliance-Management-System trage, wie wir denn das leben, wie denn unsere Checkliste ausschaut und vor allem, wie fit ist denn eigentlich unsere präventive Maßnahme, nämlich unsere Schulung, unser Workshop, und wie fit ist denn eigentlich unsere Checkliste für die Praxis.

Ich habe begonnen, mir diese Checkliste zu holen und einmal so ein bisschen in Gedanken durchzuspielen, wie denn das sein würde, wenn jetzt aufgrund der Erzählungen vom Alexander Stücklberger tatsächlich die Beamtinnen und Beamten da wären. Und ich bin noch gar nicht so weit im Prozess gewesen, bin ich schon draufgekommen, dass diese Checkliste, die

wir in zweifacher Ausfertigung in Papier am Frontdesk liegen gehabt haben, dass die veraltet ist. Die Personen, die da in dieser Checkliste angeführt waren, Personen, die als Schatten auch eine wesentliche Verantwortung während der Hausdurchsuchung getragen hätten oder hätten tragen sollen, waren gar nicht mehr aktuell. Diese Personen hat es zum Teil gar nicht mehr bei uns im Unternehmen gegeben. Zum Teil haben auch die Telefonnummern gar nicht mehr gestimmt. Zum Teil waren auch die Raumbezeichnungen gar nicht mehr die, wie wir es vorher überhaupt geplant gehabt haben. Und ich bin draufgekommen, dass die Pflege dieser Dokumente, weil es bei uns kein gelenktes Dokument war, dass die Pflege dieser Dokumente scheinbar etwas ist, was man vergisst, wenn das Dokument beim Frontdesk liegt und nicht jeder Schatten ein Exemplar bei sich hat, insbesondere die Compliance nicht täglich auf dieses Dokument da draufschaut.

So, das ist das Erste, was ich draufgekommen bin: Okay, dieses Dokument ist nicht mehr aktuell, sollten wir aktuell halten. Das Nächste, was mir aufgefallen ist, ist das: Da stehen jetzt 15 Personen auf dieser Liste. Wenn der Frontdesk beginnt, das Dokument einzuscannen, das dem Anwalt zu schicken, den Anwalt zu kontaktieren, dann ist ja der nächste Schritt, die Kolleginnen und Kollegen zu kontaktieren. Und bei 15 Personen – da sitzt man schon ein Zeitl. Bei 15 Personen, da telefoniere ich 20 Minuten, um alle Personen zu erreichen und um den Personen auch noch zu erklären, was denn überhaupt passiert. Weil es ist ja jetzt nicht so, dass jemand anruft und sagt, du, die Beamtinnen oder Behörde, die Beamten und Beamtinnen stehen bei uns im Haus, komm bitte, es ist quasi eine Hausdurchsuchung ausgelöst, sondern da kommt ja dann eine Rückfrage, nämlich: Wo muss ich denn genau hingehen, wo finde ich denn die Checklisten? Dann gibt es vielleicht Kommentare mit: Ich bin gar nicht da, ruf bitte den an, hast du an das schon gedacht? Und plötzlich verzettelt man sich in Gesprächen, aber eigentlich müsste die Hausdurchsuchung, nämlich die Vorbereitung für das eigentliche Ausschwärmen, in vollem Gange sein.

Und somit hält man sich auf mit dem Telefonieren, und das war für mich etwas, wo ich mir gedacht habe, das ist vielleicht ein bisschen ineffizient. Dann habe ich mir gedacht, diese Hausdurchsuchung, die findet ja nicht nur

bei uns am Standort, wo ich tätig bin, statt, sondern die findet ja vermutlich gleichzeitig auch an anderen Standorten statt. Wie bringe ich denn diese ganze Dokumentation zusammen? Insbesondere, wie schaffe ich es denn, dass jeder meiner Schatten auch weiß, was er oder sie zu tun hat? Wie kann ich denn darauf einwirken, und wie kann ich denn das steuern? Wie kann denn der Anwalt das steuern? Wie hat der Anwalt die Möglichkeit, außer jetzt über das Telefon, mit den jeweiligen Personen Kontakt aufzunehmen? Und wenn ich jetzt diese Checkliste auch nur in zweifacher Ausfertigung habe, was tue ich denn mit den Schatten, die ausströmen und dann eine Frage haben? Möglicherweise beginnen ja die Beamtinnen und Beamten, Fragen zu stellen oder tatsächlich mit einer Vernehmung zu starten.

Und jetzt haben wir alle in der Schulung gelernt, dass wir auf diese Fragen der Beamten und Beamtinnen nicht sofort reagieren oder gar nicht reagieren oder auf den Leiter der Rechtsabteilung verweisen oder auf den Anwalt verweisen, auf später verweisen. Aber in einer Stresssituation – können sich alle Kolleginnen und Kollegen das merken, was sie gelernt haben? In einer Stresssituation – wissen alle, was sie zu tun haben? Also der nächste Punkt auf der Liste, wo ich mir dachte, okay, das ist vielleicht … Im Workshop und in der Schulung klingt das super, aber in der Praxis stelle ich mir das tatsächlich, auch aufgrund und wieder aufgrund der Ausführungen vom Alexander Stücklberger, dann doch etwas schwierig vor.

Und weil ich mir das so schwierig vorstelle und ich jetzt quasi wirklich vor zwei identischen Dokumenten gestanden bin, die auch nicht aktualisiert waren, habe ich mir gedacht, vielleicht ist es sinnvoll, ein System zu suchen, mit dem so eine Hausdurchsuchung möglicherweise digitalisiert abgewickelt werden kann. Nämlich ein System oder eine Lösung, wo ich nicht an einen Anwalt gebunden bin – weil es gibt Lösungen von Anwältinnen und Anwälten, aber da bin ich an den Anwalt gebunden und kann nicht, wenn ich zum Beispiel mit einem Anwalt unzufrieden bin, so leicht wechseln, ohne dass ich nicht die Informationen oder auch die präventiven Maßnahmen aus so einem System auch verliere.

Und das war an dieser Stelle auch tatsächlich die Geburtsstunde für das Thema Hausdurchsuchung bei .LOUPE. Wir haben begonnen, genau diese Ideen und diese Pain Points zu digitalisieren. Und ich kann sagen, in der Zwischenzeit ist es bei uns so, dass wir in dem Unternehmen, in dem ich tätig bin, wir setzen auf das digitalisierte Maßnahmenmanagement bei der Hausdurchsuchung. Es ist so, dass wir ja mit .LOUPE arbeiten, und dort haben wir quasi den gesamten Compliance-Workspace, den uns .LOUPE zur Verfügung stellt. Und es ist so, dass wir diese Checkliste, die wir vorhin auf Papier hatten, diese Checkliste haben wir jetzt standardmäßig als Schrittkette im System hinterlegt. Das heißt, ich kann diese Schrittkette immer aktuell halten.

Ich kann in diesem System alle meine Notfallkontakte hinterlegen. Diese Notfallkontakte werden bei Auslösen der Hausdurchsuchung automatisch kontaktiert, per E-Mail und per SMS und per Anruf. Das heißt, das System ruft an, das System schickt ein SMS, und das System schickt ein E-Mail. Und wenn ich ein SMS bekomme, dann habe ich die Möglichkeit und auch die Verpflichtung als Schatten, bekannt zu geben: Bin ich verfügbar, oder bin ich nicht verfügbar? Das heißt, im System, wenn der Frontdesk über das Intranet – also es gibt einen eigenen Button im Intranet – oder über einen QR-Code eine Hausdurchsuchung startet, dann ist es so: Es öffnet sich ein Vorfall, und in diesem Vorfall ist sofort die Schrittkette drinnen, es ist sofort eine Information zu den Notfallkontakten drinnen, und es sind nur …

diejenigen Notfallkontakte im jeweiligen Vorfall auch drinnen, die zugestimmt haben, dass sie für diese Hausdurchsuchung auch verfügbar sind. Wenn der Frontdesk diese Hausdurchsuchung auslöst, habe ich also unmittelbar die Checkliste verfügbar, ich habe unmittelbar die Alarmierung meiner Schatten und meiner Anwälte, und wenn der Frontdesk den nächsten Schritt macht, nämlich das Einscannen des Dokumentes, dann wird das Dokument in den Vorfall hochgeladen, und der Anwalt, die Anwältin hat sofort Zugriff auf das Dokument, auch der Leiter der Rechtsabteilung, also ich, und der Compliance Officer, also ich und meine Kollegen, wir haben sofort Zugriff auf die Dokumente, wir wissen sofort, worum es geht.

Der Anwalt hat die Möglichkeit, über einen integrierten Chat im Sinne einer Anwaltskorrespondenz sofort loszulegen mit Anordnungen, mit Anweisungen, was zu tun ist, steht für Rückfragen sofort zur Verfügung. Die Schatten

wissen, wohin sie gehen sollen, weil das in der Schrittkette drinnen ist. Wenn wir dann ausströmen, dann ist es so, dass wir als Schatten natürlich auch wie vorher schon bewaffnet, unter Anführungszeichen, mit unseren Mobiltelefonen ausströmen, und das, was wir dokumentieren, was wir fotografieren, was wir filmen, können wir sofort beim Vorfall hochladen. Es ist sofort der jeweiligen Hausdurchsuchung zugeordnet, ohne dass wir im Nachgang etwas verlieren, dass wir im Nachgang mühselig irgendetwas dokumentieren müssen. Wir haben die Möglichkeit, uns zusätzliche Aufgaben zu hinterlegen im System, was wichtig ist, weil möglicherweise ist irgendeine individuelle Anordnung notwendig, möglicherweise ist irgendetwas zu tun, was vorher nicht bedacht wurde.

Das heißt, der Anwalt oder ich als Compliance Officer kann zusätzlich eine Aufgabe im System hinterlegen. Über das Chatfenster ist es möglich, dass, wenn Kolleginnen und Kollegen plötzlich befragt werden, dass sie den Anwalt über das Chatfenster fragen und sagen: Was soll ich tun, weil Beamtin XY beginnt mich zu fragen, was kann ich sagen, was darf ich nicht sagen? Der Anwalt kann sofort über das Chatfenster kommunizieren und kann sagen: Bitte, wo bist du, ich komme. Oder: Bitte verweise auf einen späteren Zeitpunkt, verweise bitte auf Person XY, verweise bitte auf mich. Das heißt, der Anwalt hat die Möglichkeit, auch hier während der Hausdurchsuchung Anordnungen zu geben und auch die ganze Hausdurchsuchung zu orchestrieren für das Unternehmen.

Wir haben dann die Möglichkeit, wenn alles … beendet ist, dann haben wir die Möglichkeit, dass wir alle Dokumente und alle Dateien der Hausdurchsuchung, die wir ja im System schon drinnen haben, zu sichten. Wir haben die Möglichkeit, im System dann auch direkt die Protokollierung vorzunehmen. Also es gibt die Möglichkeit, sofort ein Protokoll zu erstellen und im Nachgang auch … die Maßnahmen, die notwendig sind, im weiteren Sinne dann auch zu hinterlegen, die Maßnahmen zu setzen und dann, auch wenn die Hausdurchsuchung als solche beendet ist, im Nachgang noch zu erledigen. Das heißt, die Maßnahmen überleben dann auch die Hausdurchsuchung. Der Anwalt hat die Möglichkeit, die Informationen direkt im System zu bearbeiten, und wir als Unternehmen sind in der Lage, haben vollen Zugriff auf alle

Daten und wissen, was auch tatsächlich der Kern der Hausdurchsuchung gewesen ist. Das erleichtert uns tatsächlich das Handling, und was das Thema Präventionsarbeit betrifft: Wir haben die Möglichkeit, auch einen Probealarm zu spielen. Das heißt, selbst im Probealarm – das heißt, man klickt an, das ist ein Probealarm, und beim Probealarm beginnt die ganze Maschinerie, die gesamte Schrittkette, die gesamte Alarmierung, nur halt im Wissen, dass es kein Live- oder keine echte Hausdurchsuchung und somit kein echter Vorfall ist. Also ich muss sagen, für uns erleichtert sich durch dieses digitalisierte Maßnahmenmanagement tatsächlich das gesamte Handling, insbesondere die Verwaltung, weil eines darf man nicht vergessen: Ich habe keine …

keine sehr umfangreiche Compliance-Organisation. Es ist nicht so, dass ich reine Compliance Officer habe, sondern wir haben alle eigentlich einen Hauptjob, und Compliance ist etwas, was eine zusätzliche Aufgabe von sehr vielen Menschen bei uns im Unternehmen ist. Das heißt, ich muss schauen, dass ich effizient bin, ich muss schauen, dass ich sicher bin, und ich muss schauen, dass ich tatsächlich meine Maßnahmen und meine Prozesse aktuell halte. Und mit dieser Lösung, mit diesem System schaffen wir es, nicht nur vorbereitet zu sein auf den echten Durchlauf einer Hausdurchsuchung, sondern auch die entsprechenden Präventionsmaßnahmen zu setzen und auch diese Hausdurchsuchungen mal zu üben. Und ich hatte im Nachgang ein Gespräch mit dem Alexander Stücklberger und habe ihm diese Idee skizziert.

Ich habe ihm das System gezeigt, und es ist schön zu sehen, dass aus einer Podcast-Folge, aus echten Erfahrungen und Erkenntnissen aus der Praxis, etwas entwickelt wurde für die Praxis. Und so kann man sagen, dass dieser Podcast, Code of C, auch durchaus ein Treiber für Innovation ist. Und zum Abschluss, weil, ja, das ist eine kurze Folge. Das ist eine kurze Folge, aber wir kommen ja ins Tun. Und in diesem Fall ging es um die Umsetzung der Maßnahmen und Prozesse für und bei einer Hausdurchsuchung. Und zum Abschluss gibt es auch … heute wieder ein C-Wort, also das Code-of-C-Wort, und mein persönliches Wort für heute für Compliance ist Maßnahmenmanagement.

So, vielen lieben Dank fürs Zuhören. Wenn Ihnen die kurze Folge gefallen hat, wenn Ihnen Code of C generell gefällt, dann freut es mich ganz besonders, wenn ich eine positive Bewertung auf der von Ihnen genutzten Podcast-Plattform bekomme. Aktivieren Sie die Glocke. Folgen Sie dem Podcast und mir gerne auf LinkedIn und auch auf Instagram. Und wenn Sie Fragen zur Software von .LOUPE haben, dann bitte einfach unter www.loupe.at Kontakt mit uns aufnehmen. Unser Versprechen ist – und das zeigt auch diese Podcast-Folge ganz wunderbar –: aus der Praxis für die Praxis. Die Infos hierzu gibt es natürlich in den Shownotes. Und dann holen wir für die nächste Folge unser jetzt tatsächlich nicht mehr so ganz so weißes Blatt Papier und somit auch unsere Skizze unseres Compliance-Management-Systems wieder hervor. Denn in 14 Tagen, da machen wir den nächsten Schritt. Und diesen Schritt, den machen wir zur Seite. Wir sprechen in der vierten Interviewfolge der zweiten Staffel über Lernen durch Schmerz, und zwar am Beispiel SIGNA. Und bis dahin: Bleiben Sie compliant und bleiben Sie vor allem ein guter Mensch. Ihr Martin Reichetseder.