Compliance-Bootcamp: Schlank. Wirksam. Compliance im Mittelstand

00:58 Diese Folge ist powered by DICO, dem Deutschen Institut für Compliance. Die Personen und Menschen, die im Mittelstand Compliance übernehmen, haben ja in der Regel einen anderen Job und machen dann Compliance als Add-on. Und das ist vielleicht eine Herausforderung, dass es zusätzliche Arbeit ist, dass man vielleicht da auch an der einen oder anderen Stelle den Fokus verliert … und im Mittelstand spielen hingegen persönliche Kommunikation, Vertrauen, Unternehmenskultur eine viel größere Rolle. Also diese Unterschiede sind wichtig, weil sie letztendlich auch bestimmen, wie Compliance funktionieren muss.

01:42 Herzlich willkommen zu einem neuen Compliance Bootcamp von Code of C, dem True Compliance Podcast von .LOUPE! Hier sprechen wir über Compliance aus der Praxis für die Praxis. Mein Name ist Martin Reichetseder, ich bin Compliance Officer, ich bin Mitgründer von .LOUPE und für die nächsten Minuten Ihr Gastgeber. In der heutigen Folge widmen wir uns den Herausforderungen von Compliance im sogenannten Mittelstand, und darum läuten wir mit dieser Folge auch den DICO-Mittelstandstag am 6. Mai in Nürnberg ein. Und beim DICO-Mittelstandstag in Nürnberg wird man auch meinen heutigen Gast treffen! Ich freue mich ganz besonders, York Hübner, Leiter Recht und Chief Compliance Officer der Deutsche Messe AG, bei mir begrüßen zu dürfen. Lieber York, schön, dass du heute mein Gast bist. Hallo Martin, ich freue mich auch. Vielen Dank für die Einladung! Sehr gerne, sehr gern. Lieber York, bevor wir in das heutige Thema „Schlank. Wirksam. Compliance im Mittelstand“ einsteigen, wechseln wir noch ganz kurz in unsere Code-of-C-Empfehlungsrunde.

02:44 In der Empfehlungsrunde gibt es ja in der Regel immer eine persönliche Empfehlung von mir. In den DICO-Folgen, da gebührt diese Ehre jedoch meinen Gästen. Lieber York, was hast du unseren Zuhörerinnen und Zuhörern mitgebracht? Ja, danke, Martin. Also ich empfehle natürlich ganz ausdrücklich die Teilnahme am diesjährigen zweiten DICO-Mittelstandstag am 6. Mai in Nürnberg im Ringhotel Loew's Merkur. Wir haben dort tolle Themen aufbereitet, vom Mittelstand für den Mittelstand, praxisnah, und hoffen auf rege Teilnahme! Super, wunderbar. Du sitzt ja selbst auf einem Panel, magst du verraten, zu welchem Thema du am Panel sitzt? Ja, ich sitze zum Best-Practice-Talk „Compliance sichtbar machen im Unternehmen“, und das ist genau ein wichtiger Punkt, weil nur so kann man Compliance auch tatsächlich umsetzen im Unternehmen. Und von daher wird das sicherlich eine spannende Runde mit spannenden Gästen. Hervorragend.

03:41 Also da geht es dann ganz stark auch um die Wirksamkeit von Compliance, und das ist eigentlich schon eine perfekte Überleitung in unsere Folge. Wir werden deine Empfehlungen natürlich in den Shownotes verlinken, und weitere Informationen findet man natürlich auf der DICO-Homepage.

04:00 Wenn wir vom Mittelstand sprechen, dann gibt's ja oft einen Unterschied zwischen Mittelstand in Österreich und Mittelstand in Deutschland. Was Mittelstand in Deutschland ist, ist oft schon Großkonzern in Österreich. Ich würde sagen, ich bin nicht in einem großen Konzern, aber nach deutschen Maßstäben ein Mittelstand mit dem Unternehmen, in dem ich Compliance Officer bin. Wir haben ungefähr 4.600, 4.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sind international tätig, und dennoch habe ich festgestellt, dass der York und ich nahezu dieselben Strukturen haben in der Form, wie wir Compliance im Unternehmen auch implementieren. Und da stellt sich mir immer die Frage … Compliance im Mittelstand auch sichtbar macht, wie man Compliance effizient und effektiv verankert im Unternehmen. Weil unsere Aufgabe als Compliance Officer ist es ja nicht, perfekt zu sein, unsere Aufgabe ist es, wirksam zu sein.

05:00 Und darum ist die heutige Folge – insbesondere wenn's um den Mittelstand geht – auch ein kleiner Shoutout für die Wirksamkeit von Compliance in Unternehmen im Mittelstand. Da habe ich schon die erste Frage für dich, lieber York: Braucht der Mittelstand denn überhaupt Compliance, oder reicht da vielleicht sogar der gesunde Hausverstand? Ja, der Mittelstand braucht Compliance. Denn ohne klare Regeln hängt der gesunde Hausverstand, wie du es so schön gesagt hast, allein an einzelnen Personen, die diesen glauben verkörpern zu können, häufig ja der Geschäftsführer oder der Eigentümer. Und wenn diese Person alleine entscheidet, was wichtig ist, fehlt aus meiner Sicht dem Unternehmen eine stabile Orientierung, und diese Orientierung schafft Compliance. Denn Compliance ist kein Selbstzweck und auch kein Bürokratieinstrument, sondern immer Teil verantwortungsvoller Unternehmensführung und soll ja am Ende dabei helfen, Entscheidungen nachvollziehbar und verlässlich zu treffen.

05:57 Außerdem schafft die Compliance auch Vertrauen bei Mitarbeitern, Geschäftspartnern und in der Öffentlichkeit. Also wenn man es zusammenfasst, kann man sagen: Der Hausverstand ist zwar wichtig, gehört in der Regel aber nur einer Person, und Compliance gehört dem gesamten Unternehmen. Das ist richtig super!

06:19 Weil ich sage ja immer, für gute Compliance brauche ich drei Dinge: einen Hausverstand, ein Bauchgefühl und einen richtig eingenordeten moralischen Kompass. Und das betrifft mich als Einzelperson, weil jeder für Compliance verantwortlich ist. Aber bei der Frage, brauche ich als Organisation Compliance, ist das natürlich großartig, weil da gehört Compliance tatsächlich der Organisation. Und was du so wunderbar beschrieben hast, ist, dass wir als Compliance Struktur geben, Orientierung auch geben. Und in Wahrheit, wenn ich das jetzt ein bisschen übersetze, sind wir schon ein bisschen ein Motor für den Erfolg des Unternehmens. Und jetzt ist es, jetzt setzt sich natürlich die zweite Frage da auf: Was unterscheidet jetzt deiner Meinung nach Mittelstand strukturell von den Konzernen? Weil der Konzern hat ja in Wahrheit, braucht ja Compliance und macht's auch nicht aus einem Selbstzweck. Aber was ist für dich der Unterschied?

07:12 Also der größte strukturelle Unterschied ist aus meiner Sicht die Nähe von Entscheidung und Verantwortung. Denn im Mittelstand sitzen die Entscheider ja oft sehr nah selber am operativen Geschäft, gerade bei kleineren mittelständischen Unternehmen, wo der Geschäftsführer sehr tief in das operative Geschäft eingebunden ist und die eigenen Prozesse sehr gut kennt. Der zweite Unterschied sind deutlich kürzere Entscheidungswege. Konzerne funktionieren stark über Prozesse, Gremien, Hierarchien … Und im Mittelstand hingegen werden Entscheidungen häufig viel direkter und schneller getroffen.

07:49 Der dritte Punkt ist die geringere Formalisierung. Konzerne arbeiten ja mit sehr ausgeprägten Regelwerken, manchmal auch überladenen Regelwerken, Policies, Kontrollsystemen hoch und runter. Und im Mittelstand spielen hingegen persönliche Kommunikation, Vertrauen, Unternehmenskultur eine viel größere Rolle.

08:11 Diese Unterschiede sind wichtig, weil sie letztendlich auch bestimmen, wie Compliance funktionieren muss. Das nehme ich – insbesondere vielleicht können wir damit auch mit deinen Ausführungen auch Kolleginnen und Kollegen ein bisschen die Angst nehmen im Mittelstand vor dem Thema Compliance. Weil Compliance ist schon immer auch das, was ich selbst daraus mache. Wenn ich nämlich, wenn ich Compliance verstehe als reine Bürokratie und Prozessmonster schaffe, dann mach ich das ja nicht, weil mir das jemand anschafft, dann mache ich das, weil ich auch möglicherweise intrinsische Motivation habe und Compliance nur der Compliance wegen mache. Und da hake ich kurz ein, weil du auch von den Entscheidungswegen sprichst – von den kurzen!

08:55 Das erkenne ich aus meiner eigenen Praxis, da bin ich zu hundert Prozent bei dir, dass das sicher ein Vorteil von Compliance im Mittelstand ist, dass wir näher an den Entscheidungen sind, insbesondere, weil wir wirklich unsere Legitimation nicht von der Regel, sondern vom Business ableiten. Und je näher wir als Compliance Officer beim Business sind, und das ist im Mittelstand vermutlich, gelingt uns das ein bisschen besser.

09:22 Insofern ist es, glaube ich, auch ein wunderbarer Shoutout für Compliance im Mittelstand, weil wir eine unmittelbare Wirkung haben in den Erfolg der Geschäfte, also auch in die Entscheidungen, weil wir viel näher dran sind. Also ich glaub, wie du das beschrieben hast, ich glaub, dass es tatsächlich mitunter ein Grund ist, warum Compliance wirklich erfolgreich sein kann, weil wir näher an Entscheidungen sind. Jetzt hast du aber vorhin noch gesprochen von den Eigentümerinnen und Eigentümern bzw. von der Geschäftsführung, wo im Mittelstand ja sehr viel Verantwortung auf der Person selbst auch liegt. Was nicht heißt, dass es nicht in einem Großkonzern auch so ist? Aber zumindest diese Struktur, die Compliance übernehmen kann, liegt sehr oft bei den Personen selbst. Wie wirkt sich denn aus deiner Sicht jetzt die Eigentümerstruktur auf Compliance aus?

10:12 Die hat definitiv Einfluss auf Compliance, nicht unbedingt darauf, ob man Compliance braucht, sondern welche Erwartungen an das Unternehmen gestellt werden. Also beispielsweise, wenn ein Unternehmen öffentliche Anteilseigner hat, so wie die Deutsche Messe, Stadt und Land, dann steht es natürlich viel stärker im öffentlichen Blickfeld. Dann geht es eben nicht nur um rechtliche Anforderungen, sondern auch viel um Transparenz, Vorbildfunktion und unter Umständen auch um den verantwortungsvollen Umgang mit öffentlichen Mitteln. Und im Gegensatz dazu, in familiengeführten Unternehmen können die Erwartungen anders gelagert sein, stärker unternehmerisch oder auf Wachstum orientiert. Man kann also zusammenfassen, könnte man sagen: Die Eigentümerstruktur verändert nicht die Regeln, aber sie verändert die Erwartungen. So könnte man das zusammenfassen. Das stimmt. Jetzt haben wir vorhin ja drüber gesprochen, eigentlich, wenn ich so ein bisschen reflektiere, mit diesem Shoutout, den wir machen für Compliance im Mittelstand, klingt das an der einen oder anderen Stelle auch wie ein Winterwunderland.

11:11 Also die Hebel, die wir haben, die Nähe zu den Entscheidungen, die Nähe zu den Entscheiderinnen und Entscheidern, auch da die Kenntnisse der Prozesse, die man als Compliance & Legal in unserem Fall jetzt hat. Und ich möchte nicht, dass das so klingt, als wäre es so einfach. Oder wird das einfach auch so passieren? Also die Compliance-Arbeit ist ja gerade auch im Mittelstand, wenn wir uns selbst um die Prozesse kümmern müssen und um die Strukturen kümmern müssen. Du hast jetzt auch von unterschiedlichen Erwartungshaltungen gesprochen. Möchte ich vielleicht noch ganz kurz darauf eingehen, welche Herausforderungen wir deiner Meinung nach im Mittelstand eigentlich haben für die Rolle als Compliance Officer. Welche Herausforderungen siehst du da? Ja, so zentrale Herausforderung aus meiner Sicht ist, dass wir natürlich mit begrenzten personellen Ressourcen trotzdem wirksame Compliance organisieren müssen. So, und das ist natürlich die absolut größte Herausforderung, und deswegen muss man aus meiner Sicht vor allem einen pragmatischen Ansatz verfolgen.

12:11 Also da kommen wir dann auch zu dem Thema, was wir denn auf dem Mittelstandstag haben, nämlich Compliance im Unternehmen sichtbarer zu machen. Deswegen werde ich hier an dieser Stelle nicht vorgreifen, deswegen bitte zum Mittelstandstag kommen. Und zudem sollte Compliance so gestaltet werden, dass sie Entscheidungen unterstützt und gleichzeitig auch dafür sorgt, dass man halt Entscheidungen auch richtig sicher treffen kann. Ohne – und das ist das ganz Wichtige – ohne dabei das Unternehmen auszubremsen. Weil häufig kommt ja immer der Vorwurf, gerade aus dem Vertriebsbereich dann, dass das alles nicht praktikabel ist, wenn wir das alles so machen würden, können wir gar nichts mehr verkaufen. Und dafür muss man natürlich erst mal Verständnis schaffen, dass das natürlich nicht ausgebremst werden soll, sondern man möchte natürlich gleichermaßen eine Leitplanke bieten und eine Rechtssicherheit geben, in welchem Bereich man sich bewegen kann und trotzdem verkaufen kann.

13:06 Also wenn ich über Herausforderungen nachdenke, dann fällt mir sofort unsere Rolle auf. Du lebst ja in derselben Realität wie ich, du leitest ja Recht und bist zugleich Compliance Officer, das heißt, die fehlende Funktionstrennung eigentlich ist schon eine Herausforderung, weil wir natürlich auch in unserem tagtäglichen Tun andere Hüte aufsetzen müssen, je nachdem, in welchem Bereich oder welchen Fokus wir gerade setzen. Und das ist natürlich auch eine Herausforderung, mit der andere Kolleginnen und Kollegen zu kämpfen haben: nicht zu wissen, entsteht daraus vielleicht ein Interessenskonflikt? Und wenn ja, wie löse ich diese Interessenkonflikte? Und jetzt ist ja nicht Compliance etwas, das einfach so von selbst passiert, sondern Compliance erfordert ja wirklich viel Arbeit und auch intrinsische Motivation. Das erfordert aber der Daily Job als Leitung einer Rechtsabteilung genauso, oder als normaler Jurist, Juristin in einer Rechtsabteilung.

14:08 Oder wenn wir jetzt die Compliance-Organisation auch nicht in der Rechtsabteilung ansiedeln, sondern woanders – die Personen und Menschen, die im Mittelstand Compliance übernehmen, haben ja in der Regel einen anderen Job und machen dann Compliance als Add-on! Und das ist vielleicht eine Herausforderung, dass es zusätzliche Arbeit ist, dass man vielleicht da auch an der einen oder anderen Stelle den Fokus verliert, in der Priorisierung vielleicht Compliance nachrangig priorisiert, weil das Tagesgeschäft vielleicht eher brennt. Weil da setzt es wieder an bei dem, was du sagst, beim Vertrieb, weil der Vertrieb sagt, bevor ich mich jetzt um die Regel kümmere, kümmere ich mich lieber um den Vertrag. Also kümmert euch bitte um den Vertrag, damit wir das unterschreiben können, bevor wir über Richtlinie XY sprechen. Und da, glaube ich, das richtige Mittelmaß zu finden und zu lernen, wie wir richtig priorisieren –

14:59 das ist eine Herausforderung. Da werden wir vielleicht noch ganz kurz auch dann über die Lösungen sprechen, wie man das vielleicht auch auflösen kann. Und was ich als zweite Herausforderung aus meiner eigenen Praxis noch kenne, ist … Wir kennen uns eh alle, Mentalität. Beziehungsmanagement ist sehr wichtig in der Compliance und ist für mich eine der wichtigsten Aufgaben, die wir haben. Und das kann aber auch ein Risiko sein, insbesondere dann, wenn die Funktion noch nicht getrennt ist. Weil ich aufgrund der Nähe, die ich habe, aufgrund meines Daily Jobs … eine andere Beziehung zu den Kolleginnen und Kollegen habe. Und da kann es dann vielleicht auch schon einmal passieren, dass eine Meldung kommt, nicht über das Hinweisgebersystem, sondern in der Kaffeeküche, und man dann sagt, das regeln wir jetzt aber ohne Hinweisgebersystem. Sondern ich wollte dir das nur sagen, aber damit brauchst du eh nichts tun!

15:50 Das ist natürlich in einem Unternehmen, das nicht strenge Strukturen hat, das nicht wie ein Konzern organisiert ist, das vielleicht wirklich Mittelstand im Sinne eines wirklichen Mittelstands auch ist – da kann diese Nähe Fluch und Segen zugleich sein. Und das ist vielleicht eine Herausforderung, die auch viele Kolleginnen und Kollegen noch am Tisch haben. Aber jetzt haben wir über Herausforderungen geredet – ich habe es schon angekündigt! Lieber York, ich würde gerne mit dir insbesondere über das Lösen dieser Herausforderungen sprechen. Wie löst du die Herausforderungen, die du selbst am Tisch hast? Na, gute Frage. Ich würde das mal mit drei Dingen hauptsächlich lösen. Punkt eins: Pragmatismus. Das ist ja schon angeklungen. Im Mittelstand funktionieren keine überkomplexen Regelwerke, Compliance muss im Mittelstand praktikabel sein und zum Unternehmen passen, das ist sehr viel. Das Zweite ist frühe Kommunikation.

16:42 Wenn Compliance immer erst am Ende dazukommt, ist es meistens schon zu spät. Das heißt, man muss früh mit eingebunden sein, und das schafft man natürlich nur, indem man schon Vertrauen aufgebaut hat und dass man nicht abgeschreckt hat vor diesem Thema, sondern dass man – das ist wieder dieses Thema, was am zweiten Mittelstandstag natürlich auch zur Sprache kommt – Compliance sichtbarer machen. Wofür brauche ich das im Unternehmen? Wenn die Mitarbeitenden wissen, aha, es wird tatsächlich … Ich weiß damit etwas anzufangen, dann ist das Vertrauen noch eher da, und dann kommt man auch eher in die Kommunikation. Das ist also ganz wichtig. Und der dritte Punkt ist die Priorisierung. Ah, das hattest du auch schon angesprochen. Mit begrenzten Ressourcen kann man nicht alles gleichzeitig machen, und deshalb konzentriere ich mich auf die Compliance-Risiken, die für das Unternehmen wirklich relevant sind. Weil letztendlich gibt es ja einen riesigen bunten Blumenstrauß, und da muss man natürlich die Punkte raussuchen, die wirklich für das Unternehmen, für das man arbeitet, auch relevant sind.

17:42 Natürlich gibt es auch andere drumherum, aber man muss sich hier auf die wesentlichen konzentrieren, sonst schafft man das nicht. Das ist völlig richtig, ich sage immer: Wenn nämlich alles wichtig ist, ist in Wahrheit nichts wichtig. Und darum ist Priorisierung so relevant, weil wir dann auch die Ressourcen richtig einsetzen können. Und das ist, du hast es zu Beginn gesagt, was eine Herausforderung ist vom Mittelstand oder was den Mittelstand vielleicht unterscheidet vom Konzern: nämlich dass wir nicht so viele Ressourcen haben für dieses Thema. Und ich bin völlig bei dir, dass die Priorisierung relevant ist, um diese Herausforderungen auch zu lösen, weil wir nur, wenn wir wissen, was die größten Risiken sind, unsere Ressourcen entsprechend einsetzen. Und wenn ich jetzt von Ressourcen spreche, möchte ich noch ganz kurz fragen: Wie groß ist deine Organisation? Bist du die Organisation, oder hast du zumindest Menschen, die da vielleicht ein bisschen unterstützen?

18:29 Also ich habe eine Unterstützung für Compliance. Insgesamt in der Rechtsabteilung sind wir zu sechst, und eine Kollegin unterstützt mich bei Compliance, also die Compliance-Koordinatorin. Das ist super hilfreich! Ich kenne genug Kolleginnen und Kollegen in diesem Bereich, die ganz alleine kämpfen müssen, und die beneide ich definitiv nicht, und das ist gut, da Unterstützer immer an der Seite zu haben. Absolut!

18:56 Ich habe ja viele Kolleginnen und Kollegen, die auch alleine sind … und wenn ich mit denen spreche, sagen sie immer, eine Lösung für mich ist … dass ich auch ganz klar definiere, wofür ich zuständig bin und wofür nicht. Also dass man auch die Themengebiete im Bereich Compliance festlegt und sagt … „Das ist ein Compliance-Thema!“ Das ist nicht ein Thema der Compliance, für das ich mich als Compliance Officer verantwortlich zeichne. Darum ist es auch vielleicht so relevant, wenn man das Thema Compliance schon ernst nimmt und in den Mittelstand reinbringt, auch zu sagen: Ich mache das mit einer offiziellen Ernennung, und schreibt da mir auch rein, für was konkret ich auch verantwortlich bin. Weil ansonsten – du hast von dem bunten Blumenstrauß gesprochen. Also wir haben einen bunten Blumenstrauß an Risiken. Wir haben aber auch einen bunten Blumenstrauß an Themen, für die sich in anderen Unternehmen Compliance-Organisationen verantwortlich zeichnen.

19:45 Da ist schon der erste Schritt, sich abzukoppeln und abzugrenzen. Und zu sagen, ich mach Compliance, aber ich mache es nur für diese Themen, weil für andere Themen muss sich jemand anderer verantwortlich zeichnen. Wir sind ja nicht dafür da, dass wir dann Compliance machen, sondern wir sind ja dafür da, dass wir anleiten, einen Rahmen schaffen und auch gewisse Regelungen vorgeben. Und das machen wir nicht für jedes Thema. So, vielleicht offizielles Ernennungsschreiben, den Rahmen ganz klar abstecken. Beim Risiko bin ich völlig bei dir: sich auf die wesentlichsten Risiken konzentrieren, mit den anderen Risiken lernen zu leben. Und da, muss man sagen, da ist die Nähe zum Business wieder so relevant, wenn ich ja aus dem Business die relevanten Risiken dann auch erhalte. Und du hast vorhin noch etwas ausgeführt, das triggert bei mir sofort etwas. Du hast gesagt, wenn Compliance sofort eingebunden wird, dann spart das Ressourcen, und dann ist es so, dass wir am Ende nicht immer die Verhinderer sind,

20:40 wenn Compliance da draufkommt und sagt, jetzt müssen wir aber noch etwas ändern, was wieder einen zusätzlichen Aufwand bedeutet. Das triggert bei mir was, weil ich ein großer Verfechter bin von Compliance by Design. Weil ich bin nicht ein Freund davon, Compliance zu denken als Richtlinienmanagement, sondern ich denke Compliance eigentlich in Prozessen. Das ist für mich – und da wirst du mich als Kollege, als Leiter einer Rechtsabteilung verstehen – für mich ist ja kein Dokument, für mich ist ein Vertrag in meinem Prozess. Und darum ist es so, dass wir auch in der Compliance in Prozessen denken müssen. Und das ist vielleicht eine Erleichterung für Kolleginnen und Kollegen im Mittelstand, bei Prozessen andocken zu müssen. Das heißt, sie müssen die Welt nicht neu erfinden. Insbesondere im Mittelstand gibt es ja zum Glück weniger Prozesse als in Konzernen, und diese Prozesse können sie sich aneignen.

21:31 Können sie sich auch zu eigen machen? Und dort sollten sie auch, inwieweit, auch andocken, um Teil der Prozesse zu sein! Da bin ich völlig bei dir, dass es viel besser ist, im Prozess stattzufinden, als am Ende des Prozesses zu sagen, das müssen wir jetzt aber leider ganz anders machen. Insofern ist das, glaube ich, auch ein guter Hebel, um erfolgreich zu sein in der Compliance im Mittelstand, wenn man nicht die Ressourcen hat dafür. Und das Thema Kommunikation sowieso.

21:59 Da würde mich noch interessieren: Wie erfolgreich bist du bei der Kommunikation? Weil das ist bei mir tatsächlich ein … Da bin ich nicht ganz so gut, was die Kommunikation betrifft, und das ist jetzt vielleicht ein bisschen irritierend, weil ich einen Podcast habe. Aber im Unternehmen regelmäßig über Compliance zu kommunizieren, das gelingt mir nicht in der Form, wie ich mir das gerne wünschen würde. Darum würde mich interessieren: Wie gestaltest du Kommunikation von Compliance im Unternehmen? Ja, ohne jetzt, wie gesagt, zu weit vorzugreifen. Ach so, ja, sorry! Sorry, nur ein Teaser! Genau, kann man was zumindest sagen? Man muss jetzt mal fragen, was ist überhaupt Kommunikation? Oder welche Art und Weise? Meine ich damit, dass ich über Compliance in einem Videobericht, was im Unternehmen ausgestrahlt wird, abrufbar ist, oder dass ich Newsletter habe, was auch immer? Sondern ich glaube, es gibt noch einen anderen Ansatz: Durch seine Handlung kommuniziert man ja auch. Wenn jetzt Kollegen aus der Fachabteilung kommen und haben Fragen, ob sie zum Beispiel ein Geschenk annehmen dürfen oder ob sie eine Einladung aussprechen dürfen.

23:00 Das ist ja einmal so der Klassiker, gerade in unserem Business, da kommt das alle naselang vor, dass man dann erklärt, was eigentlich der Hintergrund ist, und dass man halt wirklich offen erzählt und erläutert, wo man hin möchte und welche Fragen erst mal zu klären sind, bevor man eine Empfehlung abgeben kann. Und dadurch, wenn man das häufig macht und immer wiederholt, dann kann man auch Menschen erreichen. Man wird nie alle erreichen im Unternehmen, niemals. Aber … dadurch, dass man jemandem geholfen hat und der zufrieden ist mit der Antwort und sie zumindest nachvollziehen kann, dann ist es ja auch ein Multiplikator, der sagt: Hier, es wurde mir geholfen, es war pragmatisch, ich habe eine Antwort bekommen, mit der kann ich arbeiten. Auch wenn ich sie vielleicht nicht hundertprozentig richtig finde, aber ich kann damit umgehen und arbeiten. Und ich glaube, das ist auch eine Art der Kommunikation ins Haus rein.

23:59 Absolut. Also ich nehme da jetzt mit: Man kann nicht nicht kommunizieren, ja? Also das ist das eine, was wir mitnehmen: Die Nähe ist wichtig. Und jetzt hast du über Geschenke gesprochen, also über Freigabeprozesse, wo du auch stattfindest, selbstverständlich. Was mir da einfällt, ist: Wir haben ja vorhin auch über Ressourcen gesprochen, Prozesse gesprochen. Und da komme ich jetzt nicht umhin zu sagen, dass natürlich auch Digitalisierung von Compliance-Prozessen eine wahnsinnige Unterstützung ist für Unternehmen und Organisationen, die sich nicht einen Compliance-Apparat leisten, sondern wo Compliance ein Add-on ist. Also jetzt will ich nicht sagen, dass das für den Konzern nicht auch relevant ist, aber insbesondere für den Mittelstand, glaube ich, lohnt es sich, die Frage zu stellen, ob eine digitale Lösung und Digitalisierung von Prozessen nicht eigentlich einen Mehrwert bringt, weil ich mir in Wahrheit durch möglicherweise KI oder möglicherweise durch eine Digitalisierung mehr, eine zusätzliche … automatisierte Ressource mit ins Unternehmen nehme und ich dadurch auch wieder Freiräume schaffe, für mich als auch für die Kolleginnen und Kollegen.

25:07 Bei uns ist es so, wir verwenden Digitalisierung, also bei uns sind genau diese Freigabeprozesse digitalisiert. An dieser Stelle darf ich sagen, wir verwenden bei uns .LOUPE, und bei uns ist das tatsächlich so, dass in den Freigabeprozessen das System anhand der Richtlinien erkennt: Bin ich innerhalb des Rahmens, ja oder nein? Das System gibt automatisch frei, wenn es innerhalb der Richtlinien ist. Das kommt gar nicht zu mir in die Compliance. Ich beschäftige mich damit gar nicht, weil das System schon freigibt und ablehnt, wenn eine Red Flag ist. Und was wir jetzt gemacht haben: Wir haben die Führungskräfte im Mittelmanagement mit eingebunden. Wenn ein Graubereich ist, dann muss die Führungskraft vorher freigeben. Das ist, ich delegiere diese Verantwortung eigentlich an das Management, an das Mittelmanagement, und sage, bevor du zu mir kommst und ich das Bottleneck bin als Compliance Officer, der ja zusätzlich noch andere Aufgaben hat, mach du im Prozess bitte dein Okay oder dein No-Go, und erst wenn du deine Entscheidung getroffen hast, komme ich als Compliance Officer.

26:06 Ich habe dann im System schon alle Informationen drinnen und kann dann viel schneller darauf reagieren, freigeben oder auch nicht. Und habe es in Wahrheit schon dokumentiert. Also das an dieser Stelle auch Digitalisierung – und da ist es egal, welche Lösung man hat, ja, also nur zu sagen, dass … Also hier einen Shoutout für Digitalisierung zu setzen, das halte ich, glaube ich, für relevant, um den Mittelstand zu stärken oder Compliance im Mittelstand zu stärken.

26:31 Jetzt haben wir viel über Wirksamkeit gesprochen. Ist deiner Meinung nach Compliance im Mittelstand wirksamer zu gestalten als in einem Großkonzern? Oder ich frag da jetzt noch, ich hänge noch eine Frage dran: Ab wann ist für dich Compliance wirksam? Okay, also würde erst mal tatsächlich sagen, es ist leichter. Also in gewisser Weise ist es leichter wegen der heute schon öfter erwähnten kurzen Entscheidungswege und auch wegen der deutlich überschaubareren Organisation. Dadurch kann ja Compliance viel näher an den tatsächlichen Entscheidungen sein als in großen Konzernen, wo ich viele Hierarchieebenen habe. Wenn ich also Risiken früh anspreche, kann ich auch schneller gemeinsam Lösungen entwickeln. Kann die Themen schneller und direkter mit den Entscheidern besprechen. Und wenn das gelingt … dann kann Compliance im Mittelstand sogar sehr wirksam sein, weil man dann nicht nur über Regeln spricht und dass alles über Regeln funktioniert,

27:29 sondern über Orientierung für diejenigen, die die Entscheidung treffen müssen. Und das macht aus meiner Sicht auch wirksame Compliance aus: dass es bei den Entscheidern ankommt und denen klar ist, ich habe es verstanden, auch wenn ich es vielleicht nicht gut finde. Ich habe es verstanden und weiß, was es für Auswirkungen hat, und mir wurde eine Entscheidungsempfehlung gegeben, und auf dieser Grundlage kann ich meine Entscheidung recht sicher, möglichst recht sicher treffen. Risiko, ein gewisses Risiko muss man ja immer mit einplanen, gerade wenn ich in der Geschäftsleitung bin, dann muss ich mit Risiken leben. Ich muss halt abwägen, okay, ist das Risiko jetzt zu hoch oder zu niedrig? Kann ich es machen, oder kann ich es nicht machen? Aber die Entscheidungsgrundlage, die Empfehlung, die gebe ich hier ab als Chief Compliance Officer, damit dann die Geschäftsleiter auch eine Entscheidung treffen können. Und damit setzt du ja wunderbar auf, auf der letzten DICO-Bootcamp-Folge, wo es um Stakeholder-Management gegangen ist, wo natürlich Stakeholder-Management auch Teil der Orientierung ist, weil wir ja die Nähe zu den Kolleginnen und Kollegen damit auch schaffen, und somit, mit der Nähe, mit der Klarheit, geben wir Orientierung.

28:40 Und somit gestaltet sich natürlich die Wirksamkeit ganz besonders. Ich bin da bei dir. Das ist eigentlich ein wunderbarer Abschluss für eine Reise durch: Was ist der Mittelstand? Warum ist Compliance im Mittelstand wichtig, und das nicht nur eine Frage des Hausverstands? Compliance im Mittelstand auch effektiv, effizient und wirksam. Wir haben über Herausforderungen gesprochen, wir haben über Lösungen gesprochen und damit, mit der Wirksamkeit, jetzt ein wunderbares Ende gefunden. Lieber York, es war mir wirklich eine große Freude, ich lass dich aber noch nicht gehen. Es gibt ja zum Abschluss immer noch ein zweites wiederkehrendes Element. Unser erstes wiederkehrendes Element, das ist ja unsere Code-of-C-Empfehlungsrunde, und die hast du mit Bravour gemeistert. Unser zweites wiederkehrendes Element, das ist unser Code-of-C-C-Wort, also Compliance in einem Wort.

29:34 Lieber York, ich darf dich ersuchen, mir dein C-Wort zu nennen. Mein C-Wort ist Orientierung. Ich hab's vorhin schon gesagt, Compliance soll ja Entscheidungen nicht verhindern, sondern Orientierung geben. Besonders in den Graubereichen, also dort, wo es keine einfachen Ja-oder-Nein-Antworten gibt, und das ist unsere Aufgabe als Compliance Officer, diesen Graubereich auszuleuchten. Kurzgefasst kann man sagen: Compliance ist die Navigationshilfe, aber kein Verbotssystem. Das ist in Wahrheit die beste Zusammenfassung, die wir jetzt hätten machen können. Vielen herzlichen Dank! Dein C-Wort, das nehme ich sehr gern. Das kommt bei mir selbstverständlich auf die Wand. Das ist hervorragend. Das entspricht nämlich auch genau dem, wie ich Compliance verstehe, also großartig. Lieber York, danke fürs Teilnehmen, vielen Dank, dass du heute bei mir im Podcast warst. Danke dir, lieber Martin, hat Spaß gemacht. Ja, super, mir auch. Also man merkt, wir sitzen da tatsächlich im selben Boot.

30:31 Hervorragend! So, vielen Dank fürs Zuhören. Wenn Ihnen die Folge gefallen hat, wenn Ihnen Code of C generell gefällt, dann freue ich mich natürlich über eine positive Bewertung auf der von Ihnen genutzten Podcast-Plattform. Aktivieren Sie die Glocke auf Spotify, folgen Sie dem Podcast und mir bitte gerne auch auf LinkedIn und auf Instagram. Wenn Sie darüber hinaus Fragen haben zur Software von .LOUPE, dann bitte einfach unter www.loupe.at Kontakt mit uns aufnehmen. Unser Versprechen ist immer: aus der Praxis für die Praxis. Die Infos gibt's natürlich in den Shownotes, und bitte folgen Sie auch dem DICO, besuchen Sie die Website www.dico-ev.de, werden Sie Mitglied und engagieren Sie sich aktiv mit Gleichgesinnten im Thema Compliance! Und mir bleibt bis zur nächsten Folge nur zu sagen: Bleiben Sie compliant und bleiben Sie vor allem ein guter Mensch. Ihr Martin Reichetseder.